今天要分享的是金蝶KIS錄入初始數(shù)據(jù)資料的圖文操作教程，您在建賬向?qū)У膸ьI(lǐng)下完成建立新賬套之后，就進入了會計之家初始化設(shè)置窗口，如下圖4-5所示。

圖4-5

在這里您就可以開始進行您的初始數(shù)據(jù)錄入工作了。需要進行初始化設(shè)置的項目包括會計科目、幣別、賬套選項等。

這些資料在關(guān)閉初始化設(shè)置之后，可在日常會計之家中進行維護。系統(tǒng)在會計之家初始設(shè)置窗口還可進行初始余額設(shè)置，以及啟用賬套。在一般情況下，初始數(shù)據(jù)一經(jīng)關(guān)閉，即不可再修改。因此，在進行初始設(shè)置時請仔細，只有當(dāng)您的初始數(shù)據(jù)全部正確，且賬務(wù)試算平衡之后才能啟用賬套。

根據(jù)各項目設(shè)置之間的關(guān)系，進行初始設(shè)置如下：

一、賬套選項設(shè)置

參見<功能簡介→系統(tǒng)菜單→工具菜單→賬套選項>中內(nèi)容。

二、幣別設(shè)置

參見<功能簡介→系統(tǒng)菜單→基礎(chǔ)資料菜單→幣別>中內(nèi)容。

三、會計科目設(shè)置

參見<功能簡介→系統(tǒng)菜單→基礎(chǔ)資料菜單→會計科目>中內(nèi)容

四、初始數(shù)據(jù)錄入

在賬套選項、幣別和會計科目的初始設(shè)置完成之后，接下來就可以開始初始數(shù)據(jù)的錄入工作了。除非是無初始余額及累計發(fā)生額，否則所有用戶都要進行初始余額設(shè)置。

在初始數(shù)據(jù)錄入中要輸入全部本位幣、外幣、數(shù)量金額賬及輔助賬的本年累計發(fā)生額及期初余額。

圖4-6

在會計之家初始設(shè)置窗口單擊〈初始數(shù)據(jù)〉按鈕，即可進入初始余額設(shè)置窗口3-6，如初始數(shù)據(jù)錄入窗口所示。在此窗口中可以進行初始賬務(wù)數(shù)據(jù)的錄入工作。每次在進入初始數(shù)據(jù)錄入窗口時，系統(tǒng)要檢查科目和幣別等項目是否發(fā)生變動，如果有變動系統(tǒng)要對初始數(shù)據(jù)重新進行處理。因此，建議您應(yīng)將所有的外圍數(shù)據(jù)，如會計科目等內(nèi)容全部輸入或修改完畢之后再進行初始數(shù)據(jù)的錄入。在錄入初始數(shù)據(jù)的過程中盡量避免修改會計科目，要修改時應(yīng)集中在一起修改，這樣才能夠提高錄入初始數(shù)據(jù)的速度。

（一）賬務(wù)初始數(shù)據(jù)錄入

在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中您可以進行各種有關(guān)賬套初始化數(shù)據(jù)的錄入處理工作。在此窗口左上角有一個小窗口，單擊此窗口會彈出一個下拉列表框，在這里您可以選擇要錄入的數(shù)據(jù)。其中預(yù)設(shè)了不同的幣別、綜合本位幣、數(shù)量、試算平衡等選項。您可以在這里選擇不同的數(shù)據(jù)進行錄入。在進入初始數(shù)據(jù)錄入時，系統(tǒng)默認本位幣錄入窗口。在這里本位幣不同于綜合本位幣，本位幣中的數(shù)據(jù)只是設(shè)定為記賬本位幣的那種貨幣的原幣發(fā)生額。

在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中系統(tǒng)以不同的顏色來標(biāo)識不同的數(shù)據(jù)：白色區(qū)域：表示可以直接錄入的賬務(wù)數(shù)據(jù)資料，它們是最明細級普通科目的賬務(wù)數(shù)據(jù)；黃色區(qū)域：表示為非最明細科目的賬務(wù)數(shù)據(jù)，這里的數(shù)據(jù)是系統(tǒng)根據(jù)最明細級科目的賬務(wù)數(shù)據(jù)自動匯總計算出來的；灰色區(qū)域：表示所對應(yīng)的科目不能使用該項數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)無法錄入。

在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中，所能錄入的內(nèi)容主要包括：期初余額、累計借方、累計貸方以及本年累計損益實際發(fā)生額四項。

·期初余額
是指在進行初始化當(dāng)期的期初科目余額。

·累計借方
指某一科目自年初至初始設(shè)置時止借方累計發(fā)生額。

·累計貸方
指某一科目自年初至初始設(shè)置時止貸方累計發(fā)生額。

·本年累計損益實際發(fā)生額
對于在賬套啟用之前所發(fā)生的損益類科目的實際發(fā)生額，系統(tǒng)就無法取到。因此這里就需要用戶將損益類科目的本年累計實際發(fā)生額在初始化時錄入系統(tǒng)，這樣系統(tǒng)才能對損益類科目的實際發(fā)生額進行處理，才能保證有關(guān)業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。
損益類科目的本年累計實際發(fā)生額與損益類科目的借方累計或貸方累計數(shù)是不同的，他們之間往往會不一致。例如：某年的營業(yè)收入為200萬，后來又發(fā)生退貨5萬，那么營業(yè)收入的實際發(fā)生額為195萬。但在實際進行賬務(wù)處理時，退貨的5萬就有可能會借記銷售收入，這樣銷售收入的累計貸方就是200萬，這顯然與銷售收入的實際發(fā)生是不一致的。因此，在輸入本年累計損益實際發(fā)生額項目時一定要輸入它的實際發(fā)生額數(shù)據(jù)，否則將來在輸出損益表及其他有關(guān)損益類科目的報表時，所取數(shù)據(jù)可能會不正確。

系統(tǒng)中賬套數(shù)據(jù)的年初余額將根據(jù)以下的公式自動計算得出。

借方年初余額＝期初余額+本年累計貸方發(fā)生額－本年累計借方發(fā)生額

貸方年初余額＝期初余額+本年累計借方發(fā)生額－本年累計貸方發(fā)生額

您只能輸入最明細級科目的有關(guān)期初余額、累計借方、累計貸方數(shù)據(jù)。對于上級科目數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會自動進行匯總計算。

1、分幣種數(shù)據(jù)的錄入

在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中左上角的下拉列表框中選擇不同的貨幣幣種進行錄入。在進入初始數(shù)據(jù)輸入窗口時，系統(tǒng)默認本位幣數(shù)據(jù)輸入。這里窗口中所列示的都是在“會計科目”功能中定義為“不核算外幣”和“核算所有外幣”的科目，核算單一外幣的科目在這里不出現(xiàn)。在這里所輸入的本位幣實際也相當(dāng)于是一種外幣，只不過其匯率為1罷了。這里只輸入其原幣的發(fā)生數(shù)額，不包括其他外幣的折合本位幣數(shù)額。

選擇其他幣種時，所有的數(shù)據(jù)項目都會分為原幣和折合本位幣兩項，在輸入完原幣數(shù)額后，系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)設(shè)的匯率自動將原幣折算為本位幣。在這時系統(tǒng)也允許您修改折算后的本位幣數(shù)值。系統(tǒng)會將輸入的各個幣種的折合本位幣匯總為綜合本位幣進行試算平衡。

2、數(shù)量金額核算科目的錄入

如果會計科目進行數(shù)量金額核算，對于數(shù)量的初始數(shù)據(jù)錄入，需要在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中左上角的下拉列表框中選擇“數(shù)量”進行錄入。如圖所示：

（二）試算平衡

上述數(shù)據(jù)輸入無誤后，選擇“-試算平衡表-”項目，系統(tǒng)會彈出試算平衡表窗口對數(shù)據(jù)進行試算平衡。系統(tǒng)在進行試算平衡時，只將所有科目賬務(wù)數(shù)據(jù)全部合計在一起，因此只有將所有的本位幣、外幣、數(shù)量金額賬等全部數(shù)據(jù)錄入完畢之后才能夠進行總賬數(shù)據(jù)的試算平衡。試算平衡表中會顯示出所有一級科目的年初借方、年初貨方、累計借方、累計貸方、期初借方、期初貨方各項數(shù)值。

如果賬套數(shù)據(jù)是平衡的，系統(tǒng)在窗口的上方會顯示“試算平衡表已平衡！”的字樣。如果賬套數(shù)據(jù)不平衡，系統(tǒng)會在窗口的上方會顯示“試算平衡表不平衡！”的字樣，提示您賬務(wù)數(shù)據(jù)不正確，需要檢查修改。試算不平衡是不能啟用賬套的，您可以在試算平衡表中仔細核對您的賬務(wù)數(shù)據(jù)，以確保賬套初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，否則，如果存在錯誤在啟用賬套之后是無法再修改的。

打印

在試算平衡表窗口中，單擊工具條中的“打印”按鈕或從文件菜單中選擇“打印”選項，即可打印試算平衡表。

打印預(yù)覽

在試算平衡表窗口，單擊工具條中的“打印預(yù)覽”按鈕或從文件菜單中選擇“打印預(yù)覽”選項，即可進行試算平衡表打印樣式的預(yù)覽。

退出

從文件菜單中選擇“關(guān)閉”選項，或從工具條中選擇“關(guān)閉”按鈕，即可返回到初始化會計之家窗口。

（三）初始化數(shù)據(jù)菜單內(nèi)容

1、初始化數(shù)據(jù)打印

在經(jīng)過部分或全部初始數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)后，您可以根據(jù)不同的條件選擇打印出符合您實際情況的初始化數(shù)據(jù)，打印過濾條件如下圖所示。

圖4-8

過濾選擇：選擇“所有科目”、“選擇科目級別”和“只打印最明細科目記錄”三者中之一，系統(tǒng)默認“所有科目”。

濾除發(fā)生額和余額都為零的科目記錄：如果選擇該項，系統(tǒng)只對發(fā)生額和余額不同時為零的科目記錄進行打印。

2、查看

查看菜單包括科目查找、過濾；自動刷新；刷新并匯總等功能：

·科目查找

在實際業(yè)務(wù)操作中，一般初始數(shù)據(jù)量比較大，科目查找功能是為了您能方便查看某一特定科目資料。您可點擊初始化界面查看菜單中的查找選項或直接使用快捷鍵Ctrl+F，系統(tǒng)出現(xiàn)如下圖所示：

圖4-9

您只要輸入所需科目代碼，并按“確定”按鈕即可。在系統(tǒng)查找完畢后，會將光標(biāo)定位在指定的科目上。

·過濾

過濾與科目查找功能較接近，都是為了更方便用戶操作而設(shè)立的，這從另一方面也可以看出金蝶公司產(chǎn)品是本著人性化設(shè)計為目的。

點擊初始化界面查看菜單中的過濾選項，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖4-10所示：

圖4-10

過濾的基本操作如上查找功能。兩者的不同點在于查找功能只能查找某一個科目，而過濾功能卻能查找某一段科目。

·自動刷新

若您所在公司的初始化數(shù)據(jù)量比較小時，您就可以選擇自動刷新功能，那您在輸入每一筆初始化數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)自動將數(shù)據(jù)進行刷新操作。不過建議各用戶最好不要選擇該項，否則操作速度會相應(yīng)減慢。

·刷新并匯總

點擊該項，系統(tǒng)對所有數(shù)據(jù)進行刷新匯總操作。建議您在完成初始化數(shù)據(jù)錄入后，一定要記得刷新匯總數(shù)據(jù)。